El pasado noviembre, turno de noche, 1:40 a.m. La zona de picking del almacén A estaba colapsada, el SKU estrella se había quedado sin stock y el sistema mostraba 800 unidades ociosas en el almacén B. Estaba de pie en el muelle, con el viento frío en la cara, y de pronto lo vi todo claro: ¿moverlo o no?
Te lo digo claro: trasladar stock entre almacenes parece un problema de logística, pero en realidad es un problema de matemáticas. Si fallas en las cuentas, el traslado es esfuerzo desperdiciado.
Hazte primero tres preguntas
Pregunta uno: ¿cuándo mueves el stock? Mira la línea de activación, no tu instinto. La línea de activación es la venta diaria multiplicada por los días de tránsito del traslado, más un colchón de 2 días. Cuando el inventario cae por debajo de esa línea, actúa. No esperes al stockout. Mover stock después del stockout no es un traslado, es una pastilla de emergencia, y puede que ni siquiera funcione.
Pregunta dos: ¿cuánto? Lo justo para aguantar hasta la próxima reposición, ni una unidad más. La cantidad a trasladar equivale a la venta diaria por los días de tránsito por 1.2: ese veinte por ciento extra es para la volatilidad. No dejes seco el almacén que envía; el almacén B también puede reventar, y todo lo que habrás hecho es pasar el problema de tu mano izquierda a la derecha.
Pregunta tres: ¿qué modo? Camión completo, LTL o paquetería: que decida el volumen. Más de medio camión, ve a camión completo; es lo más barato. Unos pocos palets, LTL. Unas pocas cajas para una emergencia, paquetería: lo más caro, pero lo más rápido. Una regla para la temporada alta: a cualquier promesa de tiempo de tránsito LTL, réstale el treinta por ciento. En temporada alta nadie garantiza los tiempos de tránsito.
Una cosa más que la mayoría pasa por alto: planifican el traslado pero nadie se encarga de reservar el camión. Lo aprendimos por las malas en marzo de 2024. El plan de traslado quedó cerrado al mediodía, pero el camión más temprano que pudimos reservar era a las 4 p.m. del día siguiente: un día entero perdido, con la mercancía cociéndose en el muelle del almacén B. Desde entonces tenemos una regla de hierro: antes de que el plan cuente como cerrado, confirma con la flota que hay camiones disponibles. El plan debe incluir la matrícula y la hora de carga acordada. Sin camión, no hay plan. Escuchadme: el lead time del traslado empieza cuando decides mover, no cuando el camión arranca.
Estas cuentas tienen tres libros
En una decisión de traslado hay tres libros: coste del traslado, pérdida por stockout y alquiler temporal de almacén, y solo tienen sentido comparados entre sí.
| Coste del traslado | Pérdida por stockout | Alquiler temporal | |
|---|---|---|---|
| A dónde va el dinero | Flete más mano de obra de carga en ambos extremos, más el dinero inmovilizado en tránsito | Un día de margen perdido, más la pérdida de posicionamiento de tu listing cuando te quedas sin stock | Renta mensual más mano de obra de entrada, más el dolor de cabeza de migrar el sistema |
| La trampa real | Obsesionarse con la tarifa del flete olvidando que el tiempo de tránsito también es dinero | Cuando el tráfico cae, el stock que llega tarde tampoco se venderá | Fácil de firmar, difícil de salir: el contrato te ata durante meses |
Mi regla práctica: un día de margen perdido por un stockout suele cubrir con creces el flete de varios camiones completos. Así que todas las cuentas se resumen en una línea: no ahorres centavos en fletes y pierdas euros en ventas. El alquiler temporal es el último recurso: a menos que tengas claro que ese almacén va a ir corto de espacio durante los próximos seis meses, ese dinero de alquiler probablemente va directo a la basura.
También hay un libro oculto que la mayoría se salta: los traslados se comen tus propias carretillas y tu mano de obra. En temporada alta, tus carretilleros ya van a tope, y la carga del traslado saca a dos cuerpos más de la línea: ese coste va en las cuentas del traslado. Nuestra regla ahora: cualquier traslado de más de 20 palets lleva mano de obra temporal para la carga, pagada del presupuesto del traslado, nunca prestada de la plantilla de salida.
Así lo hacemos ahora en nuestro almacén
Cada mañana a las 9, cada almacén publica en el chat de grupo sus SKU en vigilancia de stockout a 7 días. Los almacenes con excedente responden antes de las 11 con las cantidades transferibles. Al mediodía el plan queda cerrado: cuánto, qué modo, qué día de llegada. La orden de traslado pasa por el sistema, fotografiamos el camión cargado y la matrícula va al chat. El almacén receptor debe guardar el stock antes de 2 horas de la llegada, o el supervisor responde. Así de simple: la clave es hacerlo todos los días sin fallar. Un proceso no tiene que ser sofisticado; tiene que ser constante.
La carga tiene su propia disciplina, y las fotos no son postureo: matrícula, número de precinto, número de palets: las tres, sin excepciones. La recepción es aún más directa: si el conteo no cuadra, dilo en el chat de grupo en el momento, no esperes al putaway para discutirlo. Tenemos un encargado apodado «el contador de palets»: cada camión de traslado que ha pasado por sus manos ha cuadrado al palet. Te lo digo claro: el setenta por ciento de los problemas de traslado no ocurren en la carretera; ocurren porque el traspaso en uno de los dos extremos no estaba claro.
Ahora la parte humana. Los traslados son más intensos de noche: el turno de día cierra el plan, el de noche carga los camiones. Nuestro encargado del turno de noche, Lao Li, lleva 8 años en esto, y tiene una costumbre: antes de que salga cualquier camión de traslado, sube y mira a ojo si los palets van rectos. El año pasado una carga iba torcida y mandó a la carretilla descargar y apilar todo de nuevo: 40 minutos extra, pero ni un solo palet volcó en la carretera. Te lo digo claro: por muy finas que sean tus cuentas, al final todo depende de las manos. Ninguna máquina endereza palets por ti.
Dos historias de la planta, una mala y una buena. La mala: antes del Black Friday de 2023, trasladamos stock del almacén B al almacén A por LTL, y el flete quedó parado en un hub 2 días. Cuando llegó, el SKU estrella llevaba 4 días sin stock, el tráfico de la plataforma se había desplomado y el stock trasladado tardó medio mes en salir. Después de eso puse una regla: en los 10 días antes de cualquier gran promoción, los traslados van en camión completo o paquetería: el LTL queda suspendido. La buena: en octubre de 2024, el almacén C arrancó con productos nuevos y movimos el treinta por ciento del stock del almacén A dos semanas antes, en camión completo. El almacén C tuvo producto desde el día uno, y las ventas de la primera semana entraron en el top tres. Nuestro conductor Lao Wang me dijo ese día: en todos sus años en la carretera, era la primera vez que veía abrir un almacén nuevo sin un stockout.
La parte contraintuitiva: un traslado tardío es peor que no trasladar
Un flete en tránsito durante 3 días llega y se encuentra con que el stockout ya pasó y el tráfico se fue: ahora es presión fresca de inventario sentada en tus estanterías. Trasladar es una carrera contra el tiempo, no contra las tarifas de flete. Un traslado tardío es pagar dinero para empeorar tus propios problemas. ¿Cuándo debes cancelar un traslado de forma decidida? Haz esta cuenta: el día que llega el flete, ¿cuántos días de stockout quedan? Si la respuesta es «ninguno» o «el tráfico ya cayó», no envíes ese camión. Ahorra el dinero del flete y mejor invita al equipo a una buena comida.
Antes de que salga cualquier orden de traslado, pregúntate: cuando llegue este camión, ¿seguiremos cortos? ¿Seguirá vendiéndose? Solo envía el camión si ambas respuestas son sí.
Así que aquí va mi recordatorio para todos los del gremio: moved el stock pronto y moved un poco de más, en lugar de andar apagando fuegos después del stockout. Mañana a las 9 a.m., revisad primero las listas de vigilancia de stockout de vuestros almacenes: no esperéis a la 1:40 a.m. en un muelle frío para empezar a hacer estas cuentas.
Por Chen Feng, Responsable de Operaciones de Almacén
Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.
