Una vez saqué los números para un 3PL que operaba decenas de miles de pies cuadrados, y el gerente del almacén se quedó en silencio. Una docena de lotes llevaban más de seis meses sin que se moviera una sola unidad — cientos de miles de dólares en los libros. Lo doloroso no era el valor del inventario. Eran las posiciones de paleta que esas mercancías ocupaban, quemando tarifas de almacenamiento mes tras mes, durante más de un año. Nada se vendió. Mucho se gastó.
En veinte años trabajando en almacenes de EE. UU., he visto esta película al menos diez veces. El stock muerto no muerde, pero te saca dinero del bolsillo todos los días. Nadie lo planifica, además. Se acumula en silencio: un comprador pide de más para cumplir con el MOQ del proveedor, un pronóstico falla, un SKU se descontinúa y todos asumen que "ya nos ocuparemos después". Después se convierte en dieciocho meses. Hoy: cómo leer un informe de antigüedad de inventario, dónde está la línea roja y — una vez que la luz roja se enciende — cómo lidiar con ello lote por lote.
Primero clasifica por antigüedad — no te obsesiones con los cortes
El primer paso es la clasificación por antigüedad. La práctica común de la industria es así: 0-30 días, 31-60, 61-90, 90-180 y 180+. Ajústala a tu propio ritmo de rotación, pero no empieces con "¿cuál es la diferencia real entre 61 y 62 días?" Los grupos existen para activar acciones, no para escribir una tesis.
La pregunta más complicada es dónde empieza el reloj — y ahí es donde la gente se quema. La fecha de inicio debe ser la fecha del último movimiento, no la fecha de recepción. En 2023 visité un 3PL en Ontario cuyo informe de antigüedad se basaba en fechas de recepción, marcando en rojo un stock de seguridad perfectamente sano. El gerente de operaciones casi lleva ese informe en rojo brillante a una negociación de liquidación con el cliente y casi hunde una buena cuenta. Si la mercancía se mueve, no es vieja. Las mercancías con fecha de caducidad — alimentos, suplementos — llevan un informe separado de vencimiento de lote. No lo mezcles con la antigüedad.
Saca el informe de tu sistema con cuatro campos: fecha de la última salida, fecha de recepción, número de lote, cantidad disponible. Muchos sistemas generan por defecto el informe de antigüedad con la fecha de recepción — cámbialo al último movimiento, o tu stock de seguridad se ilumina en rojo y el informe se vuelve inútil. Pon a funcionar bien esta única tabla antes de añadir dimensiones sofisticadas.
Aquí está la lista de acciones — simplemente ejecútala. Saca el informe de antigüedad. Mira solo lo de 90 días en adelante; ignora todo lo más joven por ahora. Escribe una disposición detrás de cada línea: promocionar, devolver al proveedor, mover a un canal de liquidación, donar, destruir — o "seguir vendiendo, con un motivo". Cada disposición tiene un responsable y una fecha límite. Una línea con la disposición en blanco no puede presentarse en la reunión del próximo mes. O hay una acción, o hay una explicación.
¿Por qué trazar la línea en 90 días? Cualquier cosa sin tocar durante un trimestre completo casi seguro que no es rotación normal — realmente no se está vendiendo. Pasados los 180 días, llamarlo stock muerto no necesita disculpas. Una excepción: los productos de temporada. La decoración navideña solo se mueve dos meses al año; nueve meses tranquilos es normal. Saca los artículos de temporada antes de clasificar, o "matarás" inventario sano.
La antigüedad sola miente — crúzala con el ABC
Un informe solo de antigüedad es medio informe. El viejo truco es cruzar la antigüedad con la clasificación ABC: los artículos A son de alta velocidad y alto valor; los C son bajos en ambas. Cuatro cuadrantes, cuatro tratamientos — nunca una regla única.
Los artículos A envejecidos van primero a promoción. Tienen valor y tienen compradores; un descuento o un paquete promocional suele moverlos, y el objetivo es recuperar el efectivo. En 2022 un vendedor de artículos para el hogar que conozco tenía un lote A parado casi medio año, luego hizo una promoción de compra dos y llévate uno gratis y liquidó el setenta por ciento en dos semanas — primero se salvó el flujo de caja. El verdadero peligro con los artículos A envejecidos no es el descuento. Es rechazar el descuento mientras el lote se desliza silenciosamente de A a C.
Artículos B envejecidos: llama primero al proveedor sobre devoluciones, antes que nada. Muchos contratos de compra tienen cláusulas de devolución; si ya vencieron, ni modo, pero la llamada telefónica no cuesta casi nada. Lo que no se puede devolver va a canales de descuento y liquidadores — acepta la pérdida y libera el espacio. La decisión con los artículos B es sencilla: perder un diez por ciento liquidándolo, o seguir pagando almacenamiento otro año. No es un problema matemático difícil.
Artículos C envejecidos: no lo dudes — dona o destruye. Los valores unitarios son bajos, y el costo de mano de obra de hacer una promoción supera a la propia mercancía; cuanto más te esmeres, más pierdes. Sobre las donaciones, pregunta a tu asesor fiscal cómo queda la deducción — varía por estado y por empresa, y no voy a entrar en detalles del código fiscal aquí.
Si eres un 3PL, hay una capa extra de dolor: la mercancía pertenece al cliente, y no puedes rebajarla ni desecharla unilateralmente. Mi enfoque son tres cláusulas, escritas en el contrato desde el principio: tarifas de almacenamiento a largo plazo escalonadas — cuanto más vieja la mercancía, mayor la tarifa, para que el cliente lo sienta; un informe mensual de antigüedad enviado al cliente, con todo lo de más de 90 días marcado en rojo y exigiendo una disposición; y una ruta por defecto para lotes sin respuesta — devolución o destrucción — acordada a la firma, para que no haya discusión después.
Armar la tabla toma medio día. Lo difícil es hacerlo cada mes con alguien con autoridad para decidir. Así que el último paso es convertirlo en una reunión permanente.
El mismo día de cada mes. El gerente de operaciones la preside; compras, ventas y almacén, todos en la sala; una tabla en pantalla — todo lo de 90 días en adelante. Tres decisiones por lote: cuál es la disposición, quién es el responsable, para cuándo. Los puntos de acción van a un seguimiento; el próximo mes, los pendientes se cuestionan. Sin la reunión, el informe de antigüedad es solo una hoja de cálculo que nadie abre.
Un número más que vale la pena poner frente al jefe en esa reunión. La regla general de la industria para el costo de mantener inventario es del 20-30% del valor del inventario al año: almacenamiento, capital inmovilizado, seguros, riesgo de obsolescencia, todo incluido. Pasa tus propios números por ahí: un lote C valorado en $100,000 parado durante 18 meses te cuesta de veinte a treinta mil dólares al año según esa medida — antes de contar el costo de oportunidad de los espacios que ocupa, espacios que podrían albergar los más vendidos. Pon el número sobre la mesa y la mayoría del "esperemos a ver" se evapora.
Algo que puedes hacer mañana: saca todo lo de 180 días en adelante, suma el valor, multiplícalo por tu propia tarifa de almacenamiento y tu costo de capital, y calcula exactamente cuánto quemó esa pila en el último año. Lleva esa hoja a la próxima reunión. El stock muerto solo empieza a gestionarse el día en que alguien hace las cuentas.
Traducido del inglés. En caso de discrepancia, prevalece la versión en inglés.
