매년 추수감사절 무렵이면 같은 전화가 걸려 옵니다. "다음 주에 전수 실사를 해야 하는데, 계획을 도와주실 수 있나요?" 그리고 매년 저는 같은 대답을 합니다. 약 두 달 늦으셨습니다.
저는 커리어 초반에 뼈저리게 배웠습니다. 폰태나(Fontana)에 있는 물류센터에서 크리스마스 직전 주에 벽에서 벽까지 전수 실사를 시도하는 것을 지켜봤습니다. 임시 직원들은 같은 파렛트를 두 번 셌고, 파손 상품을 어떻게 처리해야 하는지 아는 사람은 아무도 없었으며, 감사인들은 결국 검사 범위를 너무 넓게 확대해서 전체 작업 비용이 제대로 계획된 실사 비용의 약 세 배가 되었습니다. 그 이후로 저는 수십 곳의 현장에서 연말 실사 계획을 도왔고, 패턴은 언제나 똑같습니다. 문제는 실사 자체가 아닙니다. 계획입니다.
연말 재고 실사 방법은 사실 세 가지뿐입니다. 잘못된 방법을 선택하는 것은 아무것도 선택하지 않는 것보다 비용이 더 듭니다.
각 방법으로 실제로 무엇을 얻는지 파악하기
전수 실사는 힘으로 밀어붙이는 방법입니다. 운영을 중단하거나, 최소한 입고와 출고를 모두 동결하고, 모든 로케이션, 모든 파렛트, 모든 SKU를 셉니다. 감사인이 이의를 제기하지 않는 유일한 결과가 이것입니다. 대가는 가동 중단입니다. 바쁜 물류센터에서는 처리량 하루 손실에 인건비와 출고 지연 위약금이 더해지면, 연초에 실사를 건너뛰어 절약한 돈이 모두 날아갈 수 있습니다. 그리고 사람들이 잊는 것이 하나 있습니다. 2020년 이후 성수기는 계속 길어지고 있습니다. 전수 실사가 숨어들던 "크리스마스와 신년 사이의 조용한 한 주"는 매년 조금씩 줄어들고 있습니다.
표본 실사는 창고가 아닌 감사인의 언어로 말합니다. 감사인이 SKU나 로케이션의 일정 비율을 뽑아 세어 보고, 장부와 일치하면 전체 모집단을 인정해 줍니다. 하지만 처음에는 아무도 알려주지 않는 함정이 있습니다. 표본 실사는 일상 기록이 이미 탄탄할 때만 통합니다. 인랜드 엠파이어의 한 현장에서 표본 항목의 오차가 너무 커서 감사인이 결국 건물 전체로 실사 범위를 확대한 것을 봤습니다. 그해 실사 비용은 계획된 전수 실사 비용의 여러 배가 되었습니다.
사이클 카운트는 작업을 1년 내내 분산시킵니다. 매일 또는 매주 재고의 일부를 세기 때문에 12월이 되면 창고 전체가 여러 번 셈이 되고, 장부와 실물의 정확도가 1년 내내 높게 유지됩니다. 제가 아는 가장 잘 돌아가는 창고들은 연말에 특별히 하는 일이 거의 없습니다. 감사인에게 12개월치 사이클 카운트 기록과 작은 검증 표본을 건네면 감사인이 서명합니다. 함정은 있습니다. 사이클 카운트에는 진짜 계획이 필요합니다. 카운트 작업을 관리할 수 있는 WMS, 훈련된 인력, 그리고 첫날부터 제대로 된 ABC 분류가 필요합니다. 10월까지 시작하지 않았다면 올해 연말 실사는 구해낼 수 없습니다.
결정을 대신 내려주는 네 가지 질문
'어떤 방법이 최고냐'고 묻는 것을 그만두세요. 다 잘 작동합니다. 문제는 어떤 방법이 여러분 현장에 맞느냐입니다. 모든 창고 관리자에게 제가 쓰는 체크리스트가 여기 있습니다.
첫째, SKU 구성과 ABC 분포입니다. A급 품목이 몇 안 되는 품번에 몰려 있는 수천 개 SKU 정도라면 표본 실사나 사이클 카운트 모두 쉽습니다. 롱테일을 안고 있는 50,000개 SKU 전자상거래 현장은 전수 실사의 악몽입니다. 사이클 카운트가 유일하게 이성적인 길입니다. 둘째, 감사인이 실제로 요구하는 것은 무엇입니까? 12월이 아니라 지금, 10월에 전화하세요. 어떤 감사인은 1년 치 사이클 카운트 기록에 연말 검증 표본을 더하면 받아주지만, 어떤 감사인은 특정 시점의 일괄 실사를 고집합니다. 이번 달 안에 그 답을 문서로 받아내세요. 셋째, 12월의 인력 현실입니다. 12월에 어떤 수준의 임시 직원이 오는지 여러분은 정확히 알고 있습니다. 카운트는 세밀한 작업이며, 임시 직원의 오류율은 정규 직원의 몇 배입니다. 임시 직원만으로 진행한 전수 실사는 실사를 안 한 것보다 더 나쁜 숫자를 만들어낼 수 있습니다. 넷째, 여러분의 WMS가 실제로 이를 지원합니까? 시스템 지원 없는 사이클 카운트 — 작업 배정, 재실사 워크플로, 동결 관리 — 은 그냥 클립보드를 들고 돌아다니는 것일 뿐입니다. 시스템이 못 한다면 할 수 있는 척하지 마세요.
20년 동안 이 업계에 있으면서 드리는 솔직한 견해는 이렇습니다. 대부분의 현장에서 사이클 카운트는 장기적인 해답이지만, 올해 연말 실사는 구해낼 수 없습니다. 봄부터 사이클 카운트를 해 왔다면 12월에 작은 검증 표본을 하고 감사인이 받아줄 가능성이 큽니다. 올해 체계적인 카운트를 한 번도 하지 않았다면 꿈꾸는 것을 멈추고 전수 실사를 계획하세요. 하지만 먼저 사전 실사를 해서 데드 스톡, 파손 상품, 그리고 장부에 눌러앉은 유령 재고를 치우세요. 그러지 않으면 12월은 아주 긴 한 주가 될 겁니다.
미리 짚어둘 만한 함정이 두 가지 더 있습니다. 첫째는 컷오프입니다. 실사 시점에 운송 중인 화물, 품질 보류 중인 상품, 독을 떠났지만 아직 장부에 반영되지 않은 출고는 누구의 것입니까? 이 정의는 실사 당일 이전에 재무팀, 감사인과 문서로 합의해야 합니다. 전체 실사 차이의 3분의 1이 컷오프 불일치에서 비롯되는 것을 봤습니다. 세는 작업은 완벽했는데 숫자는 틀렸던 겁니다. 둘째는 블라인드 실사와 오픈 실사입니다. 오픈 실사는 실사원에게 장부 수량을 알려줍니다. 빠르지만 "장부에 맞춰 세기"를 유도해 차이를 묻어버립니다. 블라인드 실사는 로케이션만 알려줍니다. 정확하지만 느리고 재작업이 많습니다. 제 방식은 이렇습니다. A급 품목은 블라인드 실사, 저가 C급 테일은 오픈 실사, B급 품목은 인력에 따라. 이 논의를 실사 당일에 처음 하지 마세요.
타임라인입니다. 10월, 바로 지금: 방법을 정하고, 감사인과 문서로 합의하고, 중단할지 계속 운영할지 결정하고, 데드 스톡과 파손 재고 정리를 시작합니다. 11월: 파일럿 또는 사전 실사를 하고, 전체 프로세스를 한 번 실제로 돌려보고, 실사 인력을 훈련하고, 예비 카운트 시트와 로케이션 라벨을 인쇄합니다. 12월: 실행하고, 차이가 큰 로케이션은 모두 다른 눈으로 재확인하고, 종료 후 24시간 이내에 차이 보고서를 작성합니다. 차이는 조사하는 것이지, 장부만 조정해서는 안 됩니다. 이것을 사무실 벽에 붙이세요. 그러면 연말 실사는 더 이상 공포 스토리가 아닙니다.
영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.
