결론부터 말하겠다. 싼 모델은 없다. 자사 운영에 맞는 모델과, 매년 슈퍼바이저 한 사람 연봉만큼 예산을 조용히 갉아먹는 모델만 있을 뿐이다. 20년 동안 창고들의 WMS 계약 협상을 도우면서 패턴을 알게 됐다. 건당 과금은 성수기에 기습한다. 사용자당 과금은 인원수에서 피를 흘리게 한다. 다음 계약 협상 전에 이 글을 읽어라. 지게차 한 대 값은 건질 것이다.
두 요금 모델이 실제로 요금을 매기는 방식
어느 함정이 더 큰지 논하기 전에 계산부터 정확히 하자.
건당 과금 — 업계에서는 트랜잭션 기반이라고 부른다 — 은 창고가 주문을 출고할 때마다 요금을 매긴다. 쓴 만큼 낸다니 공정해 보인다. 하지만 악마는 "1건"의 정의에 산다. 어떤 벤더는 주문 헤더 기준으로 과금한다 — 한 주문에 요금 하나. 다른 벤더는 주문 라인 기준으로 과금한다 — SKU 5개짜리 한 주문은 5건의 트랜잭션이다. 똑같은 "건당"이라는 간판인데 가격은 네다섯 배가 다르다. 반품, 이동, 사이클카운트 조정까지 과금 트랜잭션에 넣는 벤더도 있다. 창고가 바빠질수록 청구서는 길어진다. 그리고 건당 계약의 대부분에는 월 최소 약정이 붙는다. 한가한 달에도 바닥값은 내야 한다.
사용자당 과금은 더 단순하다. 로그인할 수 있는 계정마다 매달 정액을 낸다. 세부 사항은 여전히 중요하다. 지정 사용자 기준으로 과금하는 벤더도 있다 — 계정을 40개 등록하면 실제로 동시에 일하는 사람이 12명뿐이어도 40개 전액을 낸다. 동시 접속 기준으로 과금하는 벤더도 있다 — 계정은 원하는 만큼 만들어라, 동시 로그인 15명 이하이면 추가 요금 없다. 이 모델은 3교대 운영에는 선물이다. 등급제를 쓰는 벤더도 있다. 작업자는 한 요율, 리포트 조회 권한이 있는 관리자 계정은 두 배. 성수기 임시 채용용으로 임시 계정을 추가하면 월 중간 감면 없이 한 달치를 통째로 청구하는 벤더도 있다.
두 모델 모두 포함하지 않는 것들. 도입비, ERP나 이커머스 플랫폼과 연결하는 연동비, 교육비, 데이터 추출 비용. 세일즈 담당은 데모에서 이것들을 자발적으로 말하지 않는다. 견적서 마지막 페이지의 작은 글씨 속에 숨어 있다.
실제로 계산해 보자
개념은 싸다. 실제 예시로 계산해 보자. 중규모 창고를 잡는다. 월 출고 주문 30,000건, 활성 작업자 계정 18개. 아래 숫자는 계산 방법을 보여주기 위한 나의 예시 가정일 뿐, 어떤 벤더의 실제 요금도 아니다. 현재 요금은 반드시 벤더 공식 사이트에서 확인하라.
건당 모델, 건당 $0.35로 가정하면, 30,000 × 0.35 = 월 $10,500. 월 최소 약정 $8,000을 더하면 한가한 달에도 이 아래로는 내려가지 않는다.
사용자당 모델, 계정당 월 $500으로 가정하면, 18 × 500 = 월 $9,000. 연 $108,000, 비가 오나 눈이 오나.
손익분기점을 찾는 것은 간단한 일차방정식이다. 건당 단가를 x라고 하고 두 모델의 비용이 같아지는 지점을 풀면, 30,000x = 9,000, 따라서 x = $0.30. 견적받은 건당 단가가 $0.30을 넘으면 사용자당 과금이 이긴다. $0.30 아래면 건당 과금이 이긴다. 이 식을 외워둬라. 다음에 세일즈가 견적을 내밀면 그 자리에서 검산할 수 있다.
이제 성수기를 대입해 보자. 블랙프라이데이 달에는 물량이 60,000건으로 뛰고, 건당 청구서는 $21,000으로 두 배가 되지만 사용자당 청구서는 $9,000 그대로다. 반대로 한가한 달은 10,000건. 건당은 $3,500으로 떨어지는데 사용자당은 $9,000을 계속 요구한다. 구조가 보이는가. 건당 과금은 물량 변동 리스크를 당신에게 전가한다. 사용자당 과금은 인원 리스크를 당신에게 전가한다. 자사 운영에서 리스크가 더 작은 모델을 골라라.
내가 지켜본 세 가지 함정
함정 하나: 주문 라인 기준 과금. 2019년, 어패럴 이커머스 고객의 계약 협상에 동석했다. 세일즈가 구두로 "건당 $0.25"라고 견적했고, 고객은 계약했으며, 세 달 뒤 청구서는 다른 이야기를 했다. 평균 주문의 라인 수는 4.2개였고, 벤더는 주문 라인 기준으로 과금했다 — 실제 비용은 건당 $1.05, 예상의 네 배가 넘었다. "트랜잭션"의 정의는 부록 9페이지에 묻혀 있었다. 주문 라인 기준. 교훈. 과금 정의는 마스터 계약 본문에 넣으라. 누구의 전화 통화 기억 속에 두지 마라.
함정 둘: 지정 사용자 과금. 내가 일한 3PL은 교대조로 40명이 넘었지만, 동시에 시스템에 들어오는 인원은 12명을 넘지 않았다. 지정 사용자 과금이었다 — 40개 계정의 연 요금을 내고 있었고, 그 절반 이상은 한 달에 다섯 번도 로그인하지 않았다. 동시 접속 과금으로 옮겼다. 계정 무제한, 동시 로그인 상한 15명. 연 청구서가 거의 절반으로 줄었다. 교훈. 인원은 많지만 동시 사용자는 적은 다교대 운영에서 지정 사용자 과금은 자사 조직도에 대한 세금이다.
함정 셋: 최소 약정과 자동 인상. 2년 전 한 고객의 사업이 축소되면서 월 물량이 40% 줄었다 — 하지만 WMS 청구서는 1달러도 움직이지 않았다. 계약에 연 $120,000 최소 약정이 붙어 있었기 때문이다. 그러고는 갱신 때 자동 15% 인상이 날아왔다. 연 인상 상한을 협상한 사람이 없었고, 세일즈 팀은 교체됐으며, 조항은 계약서 안에 버젓이 있었다. 교훈. 최소 약정과 인상 상한은 협상에서 가장 중요한 두 줄이다 — 단가보다 중요하다.
계약 전 체크리스트
어느 모델로 기울든, 서명하기 전에 이 리스트를 한 줄씩 점검해라. 하나라도 빠지면 서명하지 마라.
가격 고정: 현재 가격이 몇 년간 고정되는가. 2~3년을 따내라. 1년 고정은 2년차에 예산이 오픈 시즌이 된다는 뜻이다.
인상 상한: 갱신 시 연간 최대 인상률은 얼마인가. 3~5%를 서면으로 받아내라. 상한 없는 자동 갱신 조항은 삭제해라.
최소 약정: 연간이 아니라 월간으로 설정할 수 있는가. 미사용 크레딧은 이월되는가. 사업 축소 시 하향 조정 조항이 있는가.
초과 단가: 포함된 물량을 초과하는 분에 적용되는 단가는 얼마인가 — 같은 단가인가, 프리미엄인가. 초과분에 단가를 두 배로 매기는 계약도 있다. 그러면 성수기가 강도가 된다.
숨은 비용: 도입비는 얼마이고 어떻게 청구되는가. ERP, 이커머스, 운송장 라벨 연동 비용은 얼마인가. 교육은 일당인가 인당인가. 계약 종료 시 데이터 추출은 유료인가, 형식은 무엇인가. 이런 항목들은 첫해 소프트웨어 요금을 가뿐히 넘는다.
과금 정의: 건당 — 헤더인가 라인인가. 반품, 이동, 조정 트랜잭션은 카운트하는가. 사용자당 — 지정인가 동시 접속인가. 임시 계정은 어떻게 과금되고, 기간 중간에 삭제할 수 있는가.
종료 조건: 조기 해지 위약금이 있는가. 데이터 추출 형식과 전환 기간은 얼마인가. 시스템을 바꾸고 싶은 그날, 데이터가 인질로 잡혀 있다는 사실을 처음 알지 마라.
그래서 어느 쪽을 골라야 하나
결론이다. 물량이 안정적이고 사용자 기반이 크다면 — 여러 고객을 하나의 시스템으로 돌리고 수십 명의 작업자가 있는 전형적인 3PL — 사용자당으로 가라. 인원이 예측 가능하면 비용도 예측 가능하다. 물량은 출렁이지만 인원은 적다면 — 평소 10명, 성수기 주문량이 세 배가 되는 시즌 브랜드 창고 — 건당으로 가라. 단 성수기 상한이나, 물량이 오를수록 단가가 내려가는 구간 요금을 협상해라.
다음의 경우에는 두 모델 모두에서 물러서라. 세일즈가 과금 정의를 설명하지 못하거나 마스터 계약에 넣으려 하지 않을 때. 자동 갱신인데 인상 상한이 없을 때. 도입비와 연동비가 총 견적에 합산되지 않을 때. 데이터 추출이 유료이거나 PDF로만 나올 때. 하나라도 이탈 신호다 — 가격이 비싸서가 아니라, 그 벤더의 비즈니스 모델이 정보 비대칭으로 돌아가기 때문이다.
내일 당장 할 수 있는 일. 다음 WMS 데모에서는 기능 투어를 건너뛰어라. 세일즈에게 화이트보드 마커와 최근 12개월의 물량 데이터를 건네고, 두 모델에서의 월 청구액을 월별로, 피크와 골을 포함해서 계산하게 해라. 버벅거리며 "팀에서 나중에 견적을 보내드리겠습니다"라고 하면 그 회사는 리스트에서 지워라. 그 자리에서 계산할 수 있는 회사가 가격표를 테이블에 올릴 각오가 된 회사다.
그리고 지금 쓰는 WMS 계약을 꺼내라. 올해 초과 요금을 얼마나 냈나. 바로 그 숫자가 지난번에 협상하지 못한 부분이다.
영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.
