한국에 판매하는 뷰티 브랜드 고객이 지난 가을 서울 창고 시장 물류에 대한 두 건의 견적과 하나의 질문을 들고 나를 찾아왔다. 어느 쪽이 더 저렴한가 하는 질문이었다. 한 창고는 항구와 가까운 인천 근처에 있어 임대료가 약 30퍼센트 낮았다. 다른 창고는 서울 도심에서 더 먼 경기 남부에 있어 임대료는 높았지만 익일 배송 커버리지가 더 강했다. 나는 그녀에게 임대료 비교를 그만두라고 말했다. 물건이 건물을 떠난 뒤에 일어나는 일을 비교하라고. 주문 하나를 배송하는 데 얼마가 들고, 도착하는 데 얼마나 걸리는지를 말이다. 3개월 뒤 그녀는 답을 얻었다. 더 저렴한 창고는 임대료 절감분의 대부분을 성수기 초과근무 요금과 재분류 작업으로 소진했다.

그것이 이 시장의 함정이다. 임대료는 청구서의 첫 줄일 뿐이다. 관리비, 상차, 출고, 반품 처리, 소모품, 성수기 초과근무는 각각 자기 몫의 비용을 키운다. 나는 100건이 훨씬 넘는 창고 계약에 서명해 봤고, 계약 당일에는 웃다가 3개월 뒤 청구서를 보고 얼굴을 찌푸리는 화주를 너무 많이 봤다. 이 글은 그 청구서를 열어 본다. 지역을 고르는 방법, 임대료를 협상하는 방법, 그리고 출하 분할 결정을 내리는 방법이다. 여기에 있는 모든 내용은 협상 테이블에서 바로 쓸 수 있도록 쓰였다.

서울 수도권 권역이 실제로 돌아가는 방식: 도심에 가깝다고 빠른 것은 아니다

임대료가 어디서 가장 낮은지 묻기 전에, 주문이 어디로 가는지, 얼마나 빨리 도착해야 하는지, 반품이 어디로 돌아오는지를 물어라. 화장품 같은 작고 빈도가 높은 상품은 주문이 서울과 경기 전역에 흩어지기 때문에, 30분의 운전 시간 차이가 배송비와 배송 성공률을 모두 움직인다. 가전제품 같은 고가 상품은 반대 문제이다. 한 번의 배송이 워낙 비싸서 창고 위치가 잘못되면 트럭이 하루에 너무 적은 건수를 처리하게 된다.

2년 전 경기 남부에 큰 창고를 임대한 가전 고객이 있었다. 공간이 넉넉하고 임대료가 착해 보였기 때문이다. 성수기가 되자 모든 문제가 한꺼번에 드러났다. 도심 주문은 오후에 마감됐지만, 피킹과 포장이 저녁 간선 운송을 놓쳐 배송이 하루 통째로 밀렸다. 반품은 더 심했다. 반품된 물건이 문 옆에 쌓여 누군가 재고로 다시 세어 넣을 때까지 2일을 기다렸고, 그래서 장부상 재고가 선반 위 재고와 맞지 않게 됐으며, 고객 서비스는 하루 종일 환불 문의를 쫓아다녔다. 해결책은 더 큰 창고가 아니었다. 고객은 반품 처리를 도시에 더 가까운 작은 거점으로 옮기고, 큰 창고는 보관과 출고 전용으로 남겼다. 불만은 한 달 안에 줄었다.

직관에 반하는 부분은 여기이다. 도심에 가장 가까운 창고가 항상 총 유통 비용이 가장 낮은 것은 아니다. 도시 가장자리 근처의 부지는 임대료가 높고, 도크 시간대가 빡빡하며, 트럭 접근이 제한되기 때문에 성수기에 초과근무를 예약하는 것 자체가 불가능할 수 있다. 간선 출발이 잦고 도크 문이 충분한, 약간 더 떨어진 부지가 주문당 비용이 더 낮을 수 있다. 권역을 고르기 전에 지난 3개월의 실제 주문을 지도에 찍어 보라. 어디에 몰려 있는지, 평균 주문 금액이 얼마인지, 반품률은 어떤지. 그 지도가 없으면 어떤 권역 추천도 추측에 불과하다.

선택지 적합한 대상 절약되는 것 조용히 드는 비용
인천 항구 근처 부지 컨테이너로 들어오는 수입 물량이 많은 판매자 낮은 임대료, 원활한 수입 입고 도시로의 비싼 간선 운송, 느린 반품
경기 남부 대형 부지 물량이 크고 품목이 다양한 판매자 성수기 완충 재고를 둘 여유 도시로의 빡빡한 배송 시간, 초과근무 예약의 어려움
도시 가장자리 근처 소형 부지 반품이 많은 고빈도 소형 상품 좋은 배송 속도, 빠른 반품 처리 높은 임대료, 확장 여지 부족

이를 공급업체에 가져가 각 행의 숨은 비용 중 가장 감당하기 어려운 것이 무엇인지 물어라. 답하지 못하는 업체는 견적이 아무리 낮아 보여도 당신의 서명을 받을 준비가 되지 않았다.

돈이 실제로 어디로 가는지: 임대료는 첫 줄일 뿐이다

화주들은 평당 임대료를 묻는 것을 좋아한다. 공급업체는 그것이 유일한 질문이 되는 것을 두려워한다. 창고 청구서가 임대료에서 멈추는 경우는 드물기 때문이다. 관리비, 상차 요금, 시스템 요금, 포장, 성수기 초과근무, 반품 처리가 그 옆에 붙고, 문구가 잘못된 조항 하나가 어떤 임대료 할인보다 총액을 더 크게 움직일 수 있다. 어느 해 나는 임대료 협상이 아름답게 진행된 고객의 계약을 검토했는데, 관리비 속에 출고 주문량에 따른 단계별 요금이 숨어 있었다. 성수기 물량이 급증하자 관리비는 대략 2배가 됐다. 고객은 공급업체가 실수를 한 것이냐고 내게 물었다. 나는 아니라고 답했다. 실수는 그 조항이 무슨 뜻인지 묻지 않고 서명한 것이었다.

월별이 아니라 주문별로 계산하라. 실제 한 달의 물량을 가져와 임대료, 관리, 상차, 출고, 반품, 소모품을 넣고 주문 하나의 비용을 구하라. 그런 다음 성수기 물량으로 같은 계산을 하고 어느 항목이 먼저 무너지는지 보라. 조용한 달에는 저렴해 보이는 창고가 많지만, 초과근무가 시간당, 임시 인력이 인원당 청구되면 금세 비싸진다. 서명하기 전에 성수기 요금을 계약에 넣어라. 발동 조건과 상한을 명시해서 말이다. 그 문단 하나가 성수기 이후의 다툼보다 10배의 가치가 있다.

그 다음에는 아무도 예산을 잡지 않는 돈이 있다. 시스템과 데이터이다. 주문 시스템이 창고 시스템에 연결될 수 있는지, 통합 비용은 누가 내는지, 재고 수량 차이는 어떻게 처리되는지, 재고 정확도가 떨어졌을 때 누가 책임을 지는지. 창고 계약이 사는 것은 바닥 면적이 아니라 서비스이다. 면적은 잴 수 있지만, 서비스 수준은 문서로 못 박아야 한다. 마감 시간, 피킹 정확도, 예외 보고 속도, 재고 실사 빈도이다.

서울 창고 시장 물류에는 알아둘 만한 또 하나의 변수가 있다. 전대 공간이다. 어떤 창고는 중간업자가 다시 임대하고 있기 때문에 완전히 임대된 것처럼 보이고, 가격에는 이미 한 겹이 더 얹혀 있다. 실제 임대인이 누구인지, 누구와 계약하는지, 갱신·확장·조기 종료 권리를 누가 갖고 있는지 물어라. 전대 공간이 금지 대상은 아니지만, 조건은 더 깔끔해야 한다. 보증금 반환 조건, 랙과 장비의 소유자, 조기 종료 비용이다. 서명하기 전에 현장을 직접 걸어 보라. 도크 문 개수를 세고, 소방 통로를 확인하고, 랙 높이가 물건에 맞는지 확인하라. 그 어떤 것도 견적서에는 나타나지 않는다.

서울 임대인들이 가장 묻지 않기를 바라는 것

임대인과 공급업체는 큰 소리로 흥정하는 화주보다, 세세한 질문을 하는 화주에게 가장 불편함을 느낀다. 세세한 질문은 당신이 계산을 마쳤음을 보여주고, 모호한 조항은 그런 질문을 견디지 못한다. 내가 협상에 배석할 때마다 가격을 논하기 전에 세 가지를 확정해 달라고 고객에게 부탁한다. 그 뒤에는 가격이 대개 더 쉬워지기 때문이다.

첫째는 임대료 인상 메커니즘이다. 임대료는 얼마나 자주 조정되는지, 어떤 지수에 연동되는지, 상한이 있는지, 갱신은 시장 가격인지 합의 가격인지. 수도권의 좋은 입지는 임차인을 구하는 데 어려움이 없으므로, 임대인들은 갱신을 시장 가격에 따른 것으로 적는 것을 좋아한다. 그 문구 하나가 다음 협상 라운드를 상대방에게 넘겨준다. 가능하다면 고정 인상을 밀어붙이고, 안 된다면 최소한 상한이라도 두어라.

둘째는 상차와 초과근무 시간대이다. 도크를 몇 시에 쓸 수 있는지, 야간 운영이 가능한지, 초과근무는 어떻게 청구되는지, 성수기에 사람과 트럭을 임시로 늘릴 수 있는지. 성수기에는 창고가 단순히 더 비싸지는 것이 아니라 예약 가능한 시간대가 바닥나는데, 이는 높은 요금보다 더 아프다. 성수기 보장을 부속서에 넣어라. 필요한 사전 통지 기간, 보장되는 서비스 수준, 실패 시 적용되는 보상이다.

셋째는 종료와 확장이다. 사업 물량은 움직이고, 창고는 양방향 움직임을 허용해야 한다. 조기 종료 조건은 무엇인지, 위약금은 어떻게 계산되는지, 전대가 가능한지, 성수기에 임시 추가 공간을 확보할 수 있는지. 공급업체 측에서의 내 경험은 직설적이다. 계약 기간이 길수록 종료 조항을 더 신중하게 써야 한다. 3년 뒤 자신의 사업이 어디에 있을지 진정으로 아는 사람은 아무도 없기 때문이다.

다음에 계약을 협상할 때는 먼저 이 세 가지 질문을 하라. 임대료는 어떻게 오르고, 상한이 있는지. 성수기 초과근무와 도크 시간대는 어떻게 보장되는지. 종료와 확장 권리는 명확히 적혀 있는지. 가격을 말하기 전에 이 세 가지를 물으면 상대방의 견적이 갑자기 훨씬 협상하기 쉬워진 것을 보게 될 것이다. 이미 계산을 마치고 들어오는 쪽이 이긴다. 서울 창고 시장 물류에서는 준비된 구매자가 더 좋은 계약을 얻는다.

Susan, 3PL 영업 이사 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.