제가 본 것 중 가장 보기 흉한 스프레드시트는 시카고 외곽 유통센터의 연말 재고 조정표였습니다. 수십 건의 미해결 차이. 어떤 건 2년 묵은 것도 있었고, "검토 보류" 같은 설명과 함께 가계정에 방치되어 있었습니다. 아무도 건드리려 하지 않았습니다. 그 행들은 하나하나 누군가가 미뤄 둔 결정이었고, 미룰 때마다 최종 상각액은 커졌습니다.
이것이 재고 차이의 진짜 모습입니다. 실사 차이 그 자체는 좀처럼 재앙이 되지 않습니다. 재앙은 그 다음에 어떻게 할지에 대한 프로세스가 없는 것입니다.
부족과 과잉은 거울상이 아니다
제가 가장 자주 보는 혼란은 과잉과 부족을 부호만 반대인 같은 것으로 취급하는 것입니다. 그렇지 않습니다.
부족은 자산이 실제로 사라졌다는 뜻입니다. 표준 실무는 슈링키지(감모) 또는 재고 손실 계정을 차변에, 재고를 대변에 기입하는 것입니다. 금액이 크거나 설명이 안 되는 건은 별도로 공시하고, 매출원가에 조용히 묻어서는 안 됩니다. 이러한 손실의 세무 처리는 관할 지역에 따라 다르니, 짐작하지 말고 현행 현지 규정을 확인하십시오.
과잉 — 장부상으로는 제로, 선반에는 재고가 있는 경우 — 는 반대 분개가 됩니다. 재고를 차변에, 이익을 대변에. 하지만 과잉에는 질문 하나가 더 필요합니다. 정말 여분의 재고인가, 아니면 입고에 3개월 치 반품이 쌓여 있는데 아무도 장부에 올리지 않은 것인가. 저는 한 번 "유리한 차이"를 조사한 적이 있는데, 결과가 바로 그것이었습니다. 장부는 훌륭해 보였습니다. 창고는 지뢰밭이었습니다.
그리고 SKU 뒤바뀜도 있습니다. SKU A가 100개 과잉, SKU B가 100개 부족, 순합계 제로. 합계가 제로라고 상계하지 마십시오. 두 SKU의 단가가 전혀 다를 수 있어, 상계 후에도 재고 금액은 여전히 틀립니다. 각 다리(leg)마다 고유의 근본 원인과 고유의 조정이 필요합니다.
제 입장은 단순합니다. 모든 조정 분개에는 원인 설명을 전표에 첨부합니다. 설명할 수 없는 차이는 미해결 상태로 두어야지, 억지로 맞추면 안 됩니다. 억지로 맞춘 잔액은 감사 때 반드시 발목을 잡습니다. (계정과목표는 회사마다 다릅니다. 자사 회계 방침을 따르십시오.)
누가 무엇을 승인할 수 있는지 — 실사 전에 정한다
차이 승인은 단계별로 해야 하고, 그 단계는 누군가 세기 시작하기 전에 문서로 정해져 있어야 합니다. 나중에 즉흥적으로 정하는 게 아닙니다.
실용적인 틀. 실사자는 세고 다시 셀 뿐, 그 이상은 하지 않습니다. 슈퍼바이저가 재실사 결과를 확인합니다. 창고 매니저가 작은 차이를 승인합니다. 정해진 임계값을 넘는 건 재무 매니저에게 갑니다. 큰 금액은 총괄 매니저의 서명이 필요합니다. 각 회사는 자사의 임계값을 차이 정책에 문서로 정합니다. 핵심 단어는 "문서로", 또 다른 핵심 단어는 "사전에"입니다.
재실사 자체에도 규칙이 필요합니다. 처음 센 사람이 재실사를 해서는 안 됩니다. 이상적으로 재실사는 블라인드입니다 — 두 번째 실사자는 첫 번째 숫자를 모릅니다. 두 실사가 어긋나면 세 번째 사람이 셉니다. "차이"의 놀라울 정도로 많은 부분은 단순한 실수이고, 재실사 없이 장부를 조정하는 것은 오류를 다른 오류로 고치는 것입니다.
하나 더 갖춰 둘 만한 통제. 차이 보고서에 몇 달 연속으로 등장하는 SKU는 금액이 아무리 작아도 자동으로 에스컬레이션합니다. 직원 절도와 프로세스 누수는 같은 품목에 작고 반복되는 차이로 표면화되는 경향이 있습니다. 같은 SKU에 작은 차이가 패턴화되는 것이 한 번의 큰 단발성 차이보다 저에게는 더 걱정됩니다.
각 차이에 표준 사유 코드를 다는 것도 도움이 됩니다. 입고 누락, 적치 오류, 피킹 오류, 파손, 절도 의심. 6개월이 지나면 데이터가 체인의 어느 고리가 새고 있는지 정확히 알려 줍니다. 사유 코드 없는 차이 메모는 장식에 불과합니다.
사재고는 슈링키지가 아니다
제가 가장 자주 마주치는 혼동이 이것입니다. 부족이 진부화 충당금에 기입되거나, 진부화된 재고가 실사 중에 슈링키지로 상각됩니다.
이 둘은 다릅니다. 진부화는 상품이 여전히 거기 있지만 가치가 떨어졌다는 뜻입니다 — 손상 차손 충당금입니다. 슈링키지는 상품이 사라졌다는 뜻입니다 — 손실입니다. 둘을 섞으면 경영진은 진짜 손실률도 사재고의 진짜 규모도 볼 수 없습니다. 두 장부를 분리해 두면, 보기 흉한 숫자도 좋아질 기회가 생깁니다.
진부화 충당금 자체도 문서화된 기준이 필요합니다. 예를 들어 경과 기간 기반 등급과 정책에 정한 비율(예시일 뿐입니다. 각 회사가 자체 설정합니다). 문서화된 근거 없는 충당금은 감사인이 지적합니다. 근거가 문서화되어 있으면 재무와 운영은 매년 다투지 않고 일정표대로 실행할 뿐입니다.
운영상 각주 하나. 사재고에 충당금을 쌓았다고 무시해도 된다는 뜻이 아닙니다. 별도 구역에 격리하고, 주기적으로 검토하고, 가능하면 공급업체에 반품하고, 안 되면 할인해서 처분합니다. 충당금은 손실을 종이 위에서 인식할 뿐입니다. 팔레트는 여전히 거기서 공간과 현금을 먹고 있습니다. 종이와 현물은 함께 움직여야 합니다.
감사인이 실제로 보고 있는 것
감사인은 실사가 정확했는지만 보지 않습니다. 네 가지를 봅니다. 독립성(실사자가 보관 책임자와 다른 사람인가), 블라인드 실사, 모든 차이가 마감되었는지, WMS 잔액이 총계정원장과 조정되는지.
그래서 재무와 창고는 월별 조정이 필요합니다. WMS 기말 잔액 대 총계정원장 재고 잔액을, 차이를 한 줄 한 줄 설명하면서 맞춥니다. 1년에 한 번만 조정하는 회사가 너무 많습니다. 8개월 치 이탈이 눈에 띄지 않다가 12월에는 아무도 서명할 수 없는 숫자가 됩니다. 월별 조정에는 또 다른 이점이 있습니다. 작은 차이는 조사가 쉽습니다. 연말이 되면 아무도 무슨 일이 있었는지 재구성할 수 없습니다.
실사 마감 시점은 사전에 재무와 합의해야 합니다. 실사 중에는 입고와 출고를 동결하거나, 이동 중인 재고를 모두 기록하거나. 저는 실사 도중에 무효가 된 현장을 본 적이 있습니다. 영업이 실사 중에 트럭을 내보내 버려서 나중에 장부와 현장을 떼어 낼 수 없게 된 것입니다. 매 실사 전에 공식 통지를 보내십시오. 동결이 언제 시작되는지, 예외를 누가 승인하는지. 문서로.
순환 실사는 차이를 작게 유지하는 최선의 방법입니다. SKU를 분류합니다. A 품목은 월별, B는 분기별, C는 반기별로 셉니다. 1년이면 고가 SKU는 열두 번 세어지고, 차이는 연말 충격으로 쌓이기 전에 작을 때 드러납니다. 순환 실사 차이도 동일한 승인·조정 프로세스를 거칩니다. "금액이 작다"는 이유로 구두 조정은 없습니다.
다음 달부터 시작할 수 있는 것이 하나 있습니다. 매월 5일까지 창고가 재무에 3열 시트를 보냅니다. WMS 잔액, 총계정원장 잔액, 차이 설명. 6개월 이어 가면 연말의 "서프라이즈"가 얼마나 줄어드는지 보십시오. 시트는 모든 것을 고치지 않습니다. 단지 모든 문제를 6개월 일찍 보이게 할 뿐입니다.
영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.
