3PL 성수기 서차지: 계약서에 넣어야 할 5가지 협상 레버와 상한 조항

캘리포니아 온타리오의 3PL 창고에서 소형 가전제품을 판매하던 고객이 있었습니다. 2024년 3월에 3년 계약을 맺었는데, 요금표가 아주 근사했습니다. 피킹 단가는 다른 두 입찰자보다 20% 가까이 낮았고, 성수기 서차지는 아무도 모델링하지 않았죠. 사장님은 그 자리에서 서명했습니다. 그리고 첫 성수기가 끝나자 경리팀이 11월, 12월 인보이스를 책상 위에 올렸는데, 금액이 비수기를 훌쩍 웃돌았습니다.

그분이 저에게 전화했습니다. "수잔, 청구가 잘못된 거 아니야?" 저는 한 번 보고 웃었습니다. 잘못? 계약서 그대로, 1센트도 틀리지 않고 청구된 겁니다. 문제는 서명할 때 자세히 읽지 않았던 조항, 바로 서차지 스케줄이었습니다.

고객들에게는 고질적인 습관이 있습니다. 협상 테이블에서 눈이 요금표의 단가에 꽂히고, 단가에서 이기면 협상을 이긴 것으로 착각합니다. 하지만 테이블 건너편에 있는 사람이라면 누구나 압니다. 진짜 마진은 서차지 조항에 숨어 있습니다. 성수기 요금은 그중에서도 가장 두꺼운 항목입니다.

성수기 서차지란 정확히 무엇인가

원리를 설명해 드리겠습니다. 성수기 서차지는 말 그대로 일 년 중 가장 바쁜 기간(보통 10월부터 12월)의 보관료와 풀필먼트 비용에 얹어지는 추가 요금입니다. 흔한 형태는 네 가지입니다.

첫째, 보관료 인상입니다. 파렛트 단가나 슬롯 단가가 퍼센티지로 오릅니다. 성수기에 재고가 3PL 건물에 들어앉아 있는데, 3PL 입장에서는 성수기 요금을 받는 게 당연합니다.

둘째, 피킹·포장 인상입니다. 개당 또는 건당 작업 단가가 오릅니다. 성수기에는 주문량이 폭발하고, 3PL은 임시 인력을 고용하고 야간 교대를 돌립니다. 인건비는 실제로 오르고, 그 비용을 3PL이 떠안지는 않습니다.

셋째, 주문당 성수기 요금입니다. 일부 계약서는 별도 라인을 추가합니다. 성수기 중 모든 주문에 주문 규모와 관계없이 고정 요금이 붙는 방식입니다.

넷째, 초과근무·특급 요금입니다. 주말이나 심야에 화물을 움직여야 하면 창고가 추가 교대를 돌리고, 인보이스의 독립된 라인으로 올라옵니다.

진짜 질문은 이겁니다. 얼마를, 몇 개월 동안, 어느 달이 성수기로 인정되는가. 전부 계약서에 있습니다. 돋보기 없이는 못 읽을 만큼 작은 글씨로요. 많은 고객이 대충 넘겼다가, 성수기 기간이 9월 중순부터 1월 중순까지 무려 4개월이라는 걸 뒤늦게 알게 됩니다. 인상률 정의는 "캐리어 통지에 따름". 가격 결정권을 상대방에게 넘겨주는 셈입니다.

가장 싼 입찰자가 성수기에 가장 많이 뜯어낸다

이건 제가 가장 나누고 싶은 업계의 진실인데, 상식과는 반대입니다.

고객이 3PL을 고를 때 대부분 가장 싼 견적을 고릅니다. 그런데 멈추고 생각해 보세요. 3PL은 자선단체가 아닙니다. 싸게 견적을 냈다면 마진은 어디서 회수할까요. 비수기 단가는 계약서에 고정되어 있습니다. 움직일 수 있는 건 유동 조항뿐이고, 서차지가 그 선두입니다.

숫자로 보겠습니다. 미리 말씀드리지만, 아래 숫자는 가정치이며 논리를 보여주기 위한 것입니다. 여러분의 실제 숫자는 계약서에 있습니다.

저는 이 시나리오가 그대로 펼쳐지는 걸 봤습니다. 고객은 최저 입찰자를 골랐고, 첫 성수기가 끝나자 서차지가 일 년간 아낀 돈을 전부 먹어치우고도 남았습니다. 반면 "비싼" 입찰자는 성수기 서차지에 단단한 상한을 걸어 두어 연간 총액으로는 더 저렴했습니다.

그러니 기억하세요. 단가 비교는 얕은 게임입니다. 비교해야 할 것은 성수기 달의 총 청구액입니다. 협상 때는 각 입찰자에게 여러분의 성수기 예측 물량으로 연간 총액을 계산하게 하세요. 낮은 단가의 함정은 그 자리에서 드러납니다.

5가지 협상 레버, 하나씩

레버 1: "성수기"라는 단어부터 못 박기. 너무 많은 계약서가 성수기 기간을 흐리게 정의합니다. "성수기 동안"이라고 쓰고 뒤에 "3PL 통지에 따름"을 붙입니다. 협상에서 정확한 날짜로 고정하세요. 예를 들어 10월 1일부터 12월 31일까지. 그 기간 밖에서는 서차지 1센트도 내지 않습니다. 기간이 좁을수록 주도권은 여러분 쪽에 남습니다.

레버 2: 인상률에 상한 걸기. 항상. 이게 협상 전체의 심장입니다. "실비에 따라 조정"은 절대 받아들이지 마세요. 단단한 상한 숫자를 계약서에 쓰게 하세요. 얼마나 낮출 수 있는지는 여러분 물량에 달려 있습니다. 물량이 클수록 협상력이 강해집니다. 상한 없는 서차지는 백지수표이고, 거기에 서명하는 건 청구되는 대로 내겠다는 동의입니다.

레버 3: 발동 조건을 명확히 쓰기. 10월이 되었다고 서차지가 자동으로 켜지면 안 됩니다. 발동 방식을 협상하세요. 예를 들어 월간 주문량이 비수기 평균을 합의된 마진 이상으로 웃돌 때만 발동되도록 하거나, 구간제를 쓰세요. 20% 초과에서 1단계, 50% 초과에서 2단계. 데이터는 말하고, 3PL은 그걸 존중합니다.

레버 4: 사전 통지 + 인보이스 투명성. 3PL에게 시즌 최소 30일 전에 정확한 서차지 스케줄을 서면으로 통지하도록 의무화하고, 모든 인보이스에서 서차지를 계산 근거와 함께 독립 라인으로 분리하도록 의무화하세요. 분쟁의 대부분은 불투명한 뭉뚱그린 인보이스에서 옵니다. 볼 수 없는 것은 감사할 수 없습니다. 지금 투명성을 확보하지 못하면 나중의 말다툼이 훨씬 비싸게 먹힙니다.

레버 5: 물량으로 상한 바꾸기. 이건 3PL이 가장 좋아하는 거래입니다. 여러분은 성수기 최소 물량을 약속하거나, 재고를 미리 배치하고 입고 흐름을 평준화합니다. 대신 그들은 서차지 상한을 고정합니다. 이 교환을 계약서에 쓰고 양쪽이 서명합니다. 3PL은 확실성을 얻고, 여러분은 비용 통제를 얻습니다. 모두가 원하는 걸 얻는 거죠.

좋은 상한 조항은 이렇게 생겼다

협상한 내용은 반드시 문서에 남겨야 합니다. 잘 만들어진 상한 조항에서 보이는 표준 요소는 다음과 같습니다. 이 구조를 복사하면 거의 다 온 겁니다.

마지막 점은 반복할 가치가 있습니다. 협상한 모든 것은 서명된 서면 수정조항에 남겨야 합니다. 이메일 확인은 충분치 않고, 구두 약속은 인보이스 앞에서는 무가치합니다. 서류 작업을 건너뛰지 마세요. 성수기 인보이스가 도착했을 때, 그 30분의 서명이 쓰지 않은 돈 중 최고의 쓰임새였다는 걸 알게 될 겁니다.

다음에 3PL 계약을 협상할 때 이 세 가지 질문을 하세요. 첫째, 정확히 어느 날짜가 성수기로 인정되는가. 둘째, 성수기 서차지에 상한이 있고 그 숫자는 얼마인가. 셋째, 인보이스에서 서차지를 독립 라인으로 분리할 수 있는가. 이 세 질문을 던지면 3PL은 여러분이 함부로 대할 수 있는 고객이 아니라는 걸 알게 됩니다.

수잔, 3PL 영업 디렉터 지음

영어판 번역본입니다. 내용이 다를 경우 영어판을 우선합니다.