피크 시즌 캐파 확보하기: 3PL 공간을 예약하는 3가지 방법과 협상 전략

결론부터 말하자면, 9월 말까지 3PL과 피크 시즌 캐파를 협상하지 않았다면 이미 늦었다.

매년 Q4는 같은 각본으로 흘러간다. 주문은 10월 중순부터 오르기 시작하고, 블랙프라이데이와 사이버먼데이에 폭발한다. 그러면 3PL은 전화를 받지 않는다. 건물은 가득 찼고, 인력은 못 늘리고, 고객 서비스가 할 말은 딱 1마디: "처리 중입니다." 2022년 피크 때 소형 가전을 파는 내 클라이언트는 LA항에 컨테이너가 줄 서 있는데, 폰태나의 3PL은 입고 인력을 못 뺐다. 컨테이너 1대가 게이트에서 4일을 묵었다. 체선료만 그 시즌에 다섯 자리 숫자가 나갔다. 그 후로 그는 6월부터 피크 협상을 시작한다.

계산해 보면 뻔하다. 40피트 컨테이너가 피크 시즌에 4일 더 기다리면 체선료와 보관료로 수천 달러가 날아간다. 주력 창고가 무너지면 출고 지연, 나쁜 리뷰, 금액을 잴 수 없는 환불이다. 피크 준비에 쓰는 1달러마다 확실성을 사는 셈이다.

이 글은 20년 업계 경력의 내 표준 Q4 플레이북이다. 가져다 쓰시라.

캐파는 11월에 따내는 게 아니다. 6월부터 9월 사이에 따내는 것이다. 3가지 전략 중 선택하라.

전략 1: 공간을 계약에 넣어라

가장 직접적인 수는 피크용 보장 공간 조항이다. 최소량을 커밋한다. 이를테면 9월부터 12월까지 5,000 파렛 포지션. 3PL은 그 공간을 다른 누구에게도 주지 않기로 커밋한다. 오버플로우는 합의된 요율로 처리한다.

트레이드오프는 현실적이다. 커밋을 너무 높게 잡으면 9월 비수기에 빈 파렛 요금을 내게 된다. 너무 낮게 잡으면 11월에 묻힌다. 내 경험칙은 작년 동기 실적의 120%다. 피크는 예상보다 항상 20%가량 더 뜨겁다. 어떻게 아는지는 묻지 마시라.

이를테면 작년 9월부터 12월까지 4,000 파렛 포지션을 썼다면, 올해는 4,800으로 협상한다. 그리고 유연성을 넣어라. 4,000을 보장 베이스로 커밋하고, 800은 "우선 오버플로우"로 해서 3PL이 보장 요율의 10% 프리미엄으로 우선 이용권을 주는 방식이다. 9월 저가동은 아프지 않고, 11월 급증의 갈 곳이 확보된다.

협상 포인트는 2가지다. 첫째, 보장 요율을 고정하라. "그 시점의 시장 요율"은 절대 받아들이지 마라. 둘째, 오버플로우 요율도 고정하라. 보통 보장 요율의 1.2~1.5배다. "나중에 협상하자"는 말은 문서에 없다는 뜻이다. 2021년 혼잡을 겪어 본 사람은 피크 시장 요율이 어떤지 안다. 누구도 재현을 원하지 않는다.

전략 2: 인력은 파도처럼 사라, 헤드카운트에 도박하지 마라

피크 시즌의 진짜 병목은 보통 공간이 아니라 사람이다. 피킹, 패킹, 입고. 어느 하나라도 손이 모자라면 건물 전체가 막힌다. 공간은 절반이 비어 있는데 출고가 며칠째 막혀 있는 창고를 본 적이 있다. 이유는 딱 1개, 야간조를 돌릴 사람이 없어서다.

유연 인력 조항을 협상하라. 주문량 트리거다. 이를테면 일일 주문이 8,000을 넘으면 48시간 이내에 피킹 인력을 2배로 늘리고, 12,000을 넘으면 야간조를 가동한다. 트리거, 대응 시간, 인력 상한은 모두 SLA에 넣는다.

피크 시즌 중 고층 창고 통로를 2단 적재 파렛을 옮기는 지게차

모두가 다투는 지점은 48시간 카운트의 시작 시점이다. 당신이 이메일을 보낸 때인가, 3PL이 확인한 때인가. 명시하라. 카운트는 서면 통지를 보낸 시점에 시작한다. 서명 전에 1가지 질문하라. 그들의 피크 임시 인력은 어디서 오는가. 탄탄한 3PL은 6월과 7월에 인력 파견 업체를 확보한다. 9월에 채용을 시작하는 곳은 운에 기대 약속하는 것이다. 인랜드엠파이어에서는 피크 노동 시장이 매년 10월이면 바닥난다. 변명이 아니라 현실이다.

1가지 더: 조항에서 "인력"을 정의하라. 베테랑인가, 첫날 임시직인가. 피크 시즌의 고전적인 수법은 그날 아침에 온 사람들로 헤드카운트를 채우는 것이고, 피킹 정확도는 곤두박질친다. 감사나 패킹 같은 핵심 스테이션에 최소 베테랑 비율을 서면으로 요구하라. 2023년에 어떤 3PL이 인력 숫자는 모두 달성하면서 오출하가 3배가 되고 고객 서비스가 반품 문의에 파묻히는 것을 봤다.

전략 3: 백업 창고를 유지하라

앞의 2가지 전략은 하나의 3PL에 올인한다. 세 번째는 탈출구를 남긴다. 미리 백업 창고를 계약해 두는 것이다.

클 필요는 없다. 안전 재고의 10~20%, 또는 주력 SKU만이라도. 주력 창고가 무너지면 판촉 트래픽을 백업으로 돌리고 거기서 출고한다. 2023년 블랙프라이데이. 아는 펫용품 판매자는 주력을 온타리오에 두었는데, 출고 리드타임이 2일에서 6일로 악화됐다. 피닉스의 백업 창고가 48시간 만에 주력 SKU를 인수했다. 별점 1점 리뷰의 파도를 피했다.

백업 창고는 1년 중 11개월은 낭비로 보인다. 피크 때는 보험이다. 선정 기준은 2가지다. 주요 판매 지역에의 근접성—서부 해안은 피닉스나 라스베이거스, 동부는 애틀랜타 광역권—과 당신의 OMS/WMS와 이미 연동되는 시스템이다. 11월에 통합하는 것은 자살 행위다. 9월에 하라. 아직 모두가 생각할 시간이 있는 시기에.